Knowledge Management
Definisi Pengetahuan (Knowledge)
Definisi tradisional dari knowledge atau pengetahuan adalah keyakinan nyata yang dibenarkan (justified true belief). Orang barat lebih menekankan kepada ‘kenyataan’ yang sifatnya absolut, statis dan tidak manusiawi. Sedangkan orang timur lebih menekankan kepada ‘dibenarkan’ yang bersifat relatif, dinamis, dan manusiawi.
Pengetahuan bersifat dinamis karena dibentuk oleh interaksi sosial antara sesama individu dan organisasi. Pengetahuan juga spesifik kepada konteks tertentu, yang bergantung kepada ruang dan waktu. Jika tidak diberikan konteks, maka pengetahuan tidak berarti apa-apa. Contoh: “Jalan Dago 80 Bandung” tidak akan menjadi pengetahuan bagi seseorang yang tidak pernah ke Bandung, atau tidak punya kepentingan tentang Bandung. Tapi, akan menjadi pengetahuan jika di Jalan Dago 80 Bandung itu merupakan kantornya, yang setiap hari harus dituju olehnya.
Pengetahuan bersifat manusiawi karena berkaitan erat dengan tindakan manusia. Informasi akan menjadi pengetahuan jika diterjemahkan oleh sistem nilai individu kemudian diberikan konteks menurut keyakinan individu. Pengetahuan adalah relatif seperti halnya ‘kebenaran’, ‘kebaikan’, ‘kecantikan’ tergantung kepada siapa yang menilai.
Menurut Nonaka (2000), pengetahuan adalah ‘proses dinamis manusia dalam membenarkan keyakinan pribadi sesuai dengan kenyataan’
Tipe-tipe Pengetahuan (Knowledge)
Ada dua tipe pengetahuan: pengetahuan eksplisit/terungkap (explicit knowledge) dan pengetahuan tasit/terpendam (tacit knowledge). Pengetahuan eksplisit diungkapkan melalui bahasa formal dan sistematis yang disebarluaskan dalam bentuk data, rumus-rumus ilmiah, spesifikasi, manual, dan sebagainya. Pengetahuan tipe ini dapat diproses, dikirim, disimpan dengan relatif mudah. Sedangkan pengetahuan tasit benar-benar besifat personal dan sulit untuk diformulasikan. Yang termasuk pengetahuan tipe ini adalah pandangan subyektif, intuisi, dan firasat. Pengetahuan tasit berasal dari tindakan, prosedur, rutinitas, komitmen, idealisme, nilai, dan emosi yang mengendap dalam kesadaran fisik dan pikiran manusia.
Menurut budaya barat yang dimaksud dengan pengetahuan terbatas pada pengetahuan eksplisit. Tetapi untuk memahami kenyataan alami pengetahuan dan penciptaan pengetahuan, kita harus menyadari bahwa kedua tipe pengetahuan di atas saling melengkapi. Pengetahuan eksplisit akan kehilangan maknanya tanpa pengetahuan tasit dalam memahaminya. Kita bisa menulis pidato setelah kita berpidato ‘di dalam hati’ dengan baik.
Pembentukan Pengetahuan (Knowledge Creation)
Pembentukan pengetahuan merupakan proses melampaui diri secara terus menerus. Dalam pembentukan pengetahuan seseorang keluar dari ‘dirinya yang lama’ kepada ‘diri yang baru’ dengan menggunakan konteks yang baru, cara pandang baru terhadap dunia, dan pengetahuan baru. Singkatnya, merupakan perjalanan “dari ada menuju menjadi“
Dalam proses ini, seseorang juga melampaui batas antara dirinya dan orang lain, karena pengetahuan terbentuk dari interaksi antarindividu maupun antar individu dengan lingkungannya. Mikro (individu) berinteraksi dengan makro (lingkungan) dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Organisasi membentuk pengetahuan secara dinamis mengikuti model pembentukan pengetahuan yang melibatkan tiga elemen:
- Proses SECI, proses pembentukan pengetahuan melalui konversi pengetahuan eksplisit dan tasit;
- Ba, konteks berbagi pembentukan pengetahuan;
- Aset pengetahuan, terdiri dari input, output, dan moderator dari proses pembentukan pengetahuan.
Proses SECI
Organisasi membentuk pengetahuan melalui interaksi antara pengetahuan eksplisit dan tasit yang kita sebut dengan ‘konversi pengetahuan’. Dengan proses ini, kedua tipe pengetahuan menjadi berkembang baik dari sisi kualitas maupun kuantitas. Empat model yang diusulkan adalah:
(1) Sosialisasi
(2) Eksternalisasi
(3) Kombinasi
(4) Internalisasi
Sosialisasi adalah proses konversi pengetahuan tasit baru melalui berbagi pengalaman, misalnya dengan bersama-sama tinggal dalam lingkungan yang sama seperti magang atau interaksi sosial di luar jam kerja. Pengetahuan tasit bisa juga diperoleh dari konsumen maupun suplaier dengan berinteraksi bersama.
Eksternalisasi adalah proses mengungkapkan pengetahuan tasit menjadi pengetahuan eksplisit. Setelah menjadi eksplisit, pengetahuan mengkristal dan menjadi dasar bagi pengetahuan baru. Contoh proses ini adalah pembuatan produk baru, siklus kontrol kualitas. Kunci sukses eksternalisasi adalah urutan penggunaan metafora, analogi, dan model.
Kombinasi merupakan proses mengubah pengetahuan eksplisit menjadi lebih komplek dan sistematis. Pengetahuan eksplisit dari dalam dan luar organisasi dikumpulkan dan dikombinasikan untuk membentuk pengetahuan baru yang kemudian disebarkan kepada anggota organisasi. Hal ini bisa difasilitasi dengan jaringan komunikasi terkomputerisasi dan basis data yang besar. Kombinasi ini bisa juga dilakukan dengan konsep rincian, merinci visi perusahaan ke dalam konsep bisnis atau konsep produk.
Internalisasi adalah proses mewujudkan pengetahuan eksplisit menjadi tasit. Melalui internalisasi pengetahuan eskplisit yang terbentuk disebarkan ke seluruh organisasi dan diubah menjadi pengetahuan tasit oleh tiap-tiap individu. Hal ini mirip dengan ‘belajar dari pengalaman’ (learning by doing). Pengetahuan eksplisit seperti konsep produk atau prosedur manufaktur harus diwujudkan melalui tindakan dan latihan.
Aset pengetahuan adalah sumber daya perusahaan yang sangat diperlukan untuk membentuk nilai perusahaan. Aset pengetahuan terdiri dari input, output, dan faktor yang memoderasi proses pembentukan pengetahuan. Contohnya, kepercayaan antar sesama anggota organisasi dibentuk sebagai output dari proses pembentukan pengetahuan, pada saat yang sama kepercayaan memoderasi fungsi ba dalam proses pembentukan pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Pengetahuan dapat di-menej jika pemimpin merangkul dan mendukung dinamika pembentukan pengetahuan. Peranan manajemen tingkat atas adalah sebagai penyedia ba, untuk pembentukan pengetahuan. Tugas mereka memenej kemunculan pengetahuan. Pemimpin harus mendukung proses kemunculan pengetahuan dengan usulan visi (pikiran) dan komitmen pribadi (jasad).
Menurut Melissie C. Rumizen, manajemen pengetahuan adalah proses yang sistematis untuk membentuk, menangkap, membagi, dan meningkatkan pengetahuan yang dibutuhkan organisasi untuk sukses. Manajemen pengetahuan akan membentuk nilai dengan cara meningkatkan aset tak tampak.
Referensi
Nonaka, I. and Konno, N. (1998) ‘The Concept of “Ba”: Building a Foundation for Knowledge Creation’, California Management Review 40
Nonaka, I., Toyama, R. and Konno, N. (2000) ‘Seci, Ba and Leadership: A Unified Model of Dynamic Knowledge Creation’, Long Range Planning 33
Gueldenberg, Stefan and Helting, Holger (2007) ‘ Bridging “The Great Divide”: Nonaka’s Synthesis of “Western” and “Eastern” Knowledge Concepts Reassessed, Organization 2007 Vol. 14
M. Firestone, Joseph and McElroy, Mark (2005) ‘Doing Knowledge Management’, The Learning Organization Journal Vol. 12 No. 2
Informasi yang berguna. Sangat baik mungkin berguna bagi banyak orang.