Alfi'S Expressions

Yayasan Pesantren Indonesia (YPI) Al-Zaytun Indramayu Indonesia, merupakan yayasan yang mempunyai bisnis utamanya di bidang pendidikan. Saat ini jenjang pendidikan yang dikelola mulai dari tingkat PAUD (pendidikan anak usia dini), sekolah dasar, dan sekolah menengah (tingkat pertama dan tingkat atas). Jenjang perguruan tinggi masih dalam tahap proses perizinan dari Kementrian Pendidikan Nasional. Semua jenjang pendidikan ini dilaksanakan dengan sistem asrama, semua peserta didik tinggal sehari-hari di asrama yang ada di lingkungan kampus.

Berkaitan dengan tugas kuliah Analisis dan Desain Proses Bisnis di Program Magister ITB semester ini, saya mengambil studi kasus di YPI Al-Zaytun. Tugas pertama adalah menganalisis proses bisnis yang terjadi di lembaga ini mulai dari pemetaan proses bisnis hingga  dapat menghasilkan suatu penilaian apakah proses bisnis yang berjalan sudah sesuai dengan tujuan dan strategi lembaga atau belum sehingga perlu ditingkatkan lagi atau bahkan perlu didesain ulang.

Studi kasus yang dilakukan didasarkan atas satu value chain yang menggambarkan salah satu proses bisnis utama YPI yaitu menghasilkan sumber daya manusia lulusan SLTA dari masukan berupa lulusan sekolah dasar. Untuk lebih jelasnya, value chain yang dimaksud dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1

Dari value chain tersebut kemudian diuraikan proses bisnis yang terjadi baik di proses utama maupun di proses pendukungnya. Hasil yang didapat adalah sebagai berikut.

Proses Bisnis Aktivitas Utama:

1. Penerimaan Siswa Baru (PSB) Kelas VII

1.1. Perencanaan PSB

1.1.1. Penetapan standar dan kapasitas siswa baru

1.1.2. Penetapan biaya PSB

1.1.3. Penetapan jadwal PSB

1.1.4. Pembentukan panitia PSB

1.2. Penerimaan pendaftaran PSB

1.2.1. Pengumuman penerimaan siswa baru

1.2.2. Pembelian dan pengisian formulir

1.2.3. Pendataan calon siswa baru

1.3. Proses seleksi PSB

1.3.1. Penyusunan materi ujian seleksi

1.3.2. Pelaksanaan ujian seleksi

1.3.2.1. Pengecekan biodata calon siswa

1.3.2.2. Wawancara calon siswa dan wali calon siswa

1.3.2.3. Tes hafalan juz ‘amma

1.3.2.4. Tes tertulis

1.3.3. Pengolahan hasil ujian

1.3.4. Penetapan kelulusan calon siswa baru

1.3.5. Pengumuman hasil ujian seleksi

1.4. Pendaftaran ulang siswa baru

1.4.1. Pembayaran dana pendidikan

1.4.2. Penandatanganan akad kesepahaman

2. Operasional Akademik dan non Akademik

2.1. Proses operasional akademik

2.1.1. Perencanaan akademik

2.1.1.1. Penetapan kurikulum

2.1.1.2. Penetapan kalender akademik

2.1.2. Pembelajaran

2.1.2.1. Penetapan guru mata pelajaran

2.1.2.2. Penyusunan jadwal pembelajaran

2.1.2.3. Pelaksanaan pembelajaran

2.1.2.3.1. Pembuatan rencana pembelajaran

2.1.2.3.2. Pembelajaran tatap muka dan praktikum

2.1.3. Evaluasi akademik

2.1.3.1. Pembuatan soal ujian

2.1.3.2. Pelaksanaan ujian

2.1.3.3. Pengolahan nilai

2.1.3.4. Pembuatan dan pencetakan rapor

2.2. Proses operasional non akademik

2.2.1. Pembinaan di asrama

2.2.1.1. Perencanaan

2.2.1.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.1.1.2. Penetapan pembina

2.2.1.1.3. Penetapan jadwal pembinaan

2.2.1.2. Pelaksanaan

2.2.1.2.1. Pembinaan tatap muka

2.2.1.2.2. Penegakan disiplin

2.2.1.3. Evaluasi

2.2.1.3.1. Penilaian K3

2.2.1.3.2. Penilaian akhlaq

2.2.2. Pembinaan olahraga dan seni

2.2.2.1. Perencanaan

2.2.2.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.2.1.2. Penetapan pelatih

2.2.2.1.3. Penetapan jadwal latihan

2.2.2.2. Pelaksanaan

2.2.2.2.1. Pelaksanaan latihan di venue

2.2.2.2.2. Mengikuti pertandingan-pertandingan

2.2.2.3. Evaluasi

2.2.2.3.1. Pembuatan materi ujian

2.2.2.3.2. Pelaksanaan ujian

2.2.3. Pembinaan organisasi pelajar

2.2.3.1. Perencanaan

2.2.3.1.1. Pembuatan program kerja

2.2.3.1.2. Penetapan penanggung jawab program

2.2.3.1.3. Penetapan jadwal pelaksanaan

2.2.3.2. Pelaksanaan

2.2.3.2.1. Pelaksanaan program kerja

2.2.3.2.2. Pembuatan laporan kegiatan

2.2.3.3. Evaluasi

2.2.4. Pembinaan kebahasaan

2.2.4.1. Perencanaan

2.2.4.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.4.1.2. Penetapan pembina

2.2.4.1.3. Penetapan jadwal

2.2.4.2. Pelaksanaan

2.2.4.3. Evaluasi

2.2.4.3.1. Pembuatan materi ujian

2.2.4.3.2. Pelaksanaan ujian

2.2.5. Pembinaan baca tulis Al-Qur’an

2.2.5.1. Perencanaan

2.2.5.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.5.1.2. Penetapan pembina

2.2.5.1.3. Penetapan jadwal

2.2.5.2. Pelaksanaan

2.2.5.3. Evaluasi

2.2.5.3.1. Pembuatan materi ujian

2.2.5.3.2. Pelaksanaan ujian

2.2.6. Pembinaan kepanduan

2.2.6.1. Perencanaan

2.2.6.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.6.1.2. Penetapan pembina

2.2.6.1.3. Penetapan jadwal

2.2.6.2. Pelaksanaan

2.2.6.3. Evaluasi

2.2.7. Pengajaran Teknologi Informasi

2.2.7.1. Perencanaan

2.2.7.1.1. Pembuatan kurikulum

2.2.7.1.2. Penetapan instruktur

2.2.7.1.3. Penetapan jadwal

2.2.7.2. Pelaksanaan

2.2.7.3. Evaluasi

2.2.7.3.1. Pembuatan materi ujian

2.2.7.3.2. Pelaksanaan ujian

3. Pengelepasan Siswa Kelas XII

3.1. Penetapan kelulusan

3.2. Pembuatan ijazah

3.3. Penglepasan siswa

3.3.1. Perencanaan kegiatan

3.3.2. Pelaksanaan acara

4. Sosialisasi Lembaga Pendidikan

4.1. Perencanaan sosialisasi

4.2. Penetapan koordinator

4.3. Pelaksanaan sosialisasi

4.4. Pelaporan hasil sosialisasi

5. Pelayanan Alumni

5.1. Pendataan alumni

5.2. Pembinaan alumni